Internet jako narzędzie Public Relations - Praca Magisterska - część 10

If you're looking for high-quality herbs and spices, you won't want to miss our online store based in the UK www.herbcoast.co.uk

Internet jako narzędzie Public Relations - Praca Magisterska - część 10

Ad b). Personalizacja kontaktu z klientem/otoczeniem jest jedną z najstarszych i najpowszechniejszych form budowy zaufania w relacjach pomiędzy klientem/otoczeniem, a instytucją. Wiele firm stosuje e-mail jako narzędzie takiej personalizacji. Osoby odpowiedzialne za kontakty z otoczeniem w takich przypadkach posiadają swoje unikalne adresy e-mail np: jan_kowalski@nazwafirmy.pl lub aneta@nazwainstytucji.org. Istotnym elementem personalizacji email jest zamieszczanie w wiadomościach danych osobowych i kontaktowych osób, które prowadzą kontakt elektroniczny. Najczęściej takie dane umieszcza się na końcu listu np.:

“Karolina Gosmala
Recruitment Consultant
Konsultant d/s Rekrutacji
International Training Centrekarolina@intercen.pl
www.intercen.pl
tel. +48 12 432 10 11
fax +48 12 432 10 12 “

ad c). Mailowe grupy dyskusyjne są specyficznymi forami internetowymi działającymi w oparciu o technologie Usenet. Dostęp do zasobów tych grup umożliwia instytucji zdobycie interesujących informacji, promocję działalności, reakcje w sytuacjach kryzysowych, nawiązanie bezpośrednich mailowych kontaktów z osobami zainteresowanymi funkcjonowaniem instytucji.

Ad d). Newsletterom i e-zinom poświęcony jest cały kolejny podrozdział mojej pracy dlatego w tym miejscu ograniczę się tylko do stwierdzenia, że całość dystrybucji newsletterów i e-zinów odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Ad e). Tworzenie wirusowych społeczności internetowych stanowi właściwie najtrudniejszą i w moim odczuciu najciekawszą metodę internetowego marketingu i jako taka może z powodzeniem być tematem osobnej pracy magisterskiej. Marketing wirusowy w największym skrócie polega na budowaniu w oparciu metody rozprzestrzeniania się sieciowych wirusów – społeczności ludzi zainteresowanych danym problemem lub na rozpowszechnianiu tymi metodami materiałów promocyjnych itp. W praktyce idealny model wirusowej relacji wygląda tak, iż dany użytkownik świadomie lub nieświadomie przekazuje daną informację innemu. W przypadku ePR wykorzystuje się z reguły kilka podstawowych technik marketingu wirusowego, a wśród nich viral emailing. “Skuteczność” wielu początkowych masowych ataków wirusowych na komputery użytkowników polegała na tym, że rozsyłały się one automatycznie korzystając z książek adresowych “zarażonych” użytkowników. W rezultacie jedni użytkownicy otrzymywali listy od innych, znanych im i do tego często godnych zaufania- otwierali je i ulegali “zarażeniu”. Ogromna skala infekcji utwierdziła specjalistów od marketingu i ePR w przekonaniu, że jeśli użytkownicy otrzymują emaile od osób im znanych i do których mają zaufanie to prawdopodobieństwo, że je otworzą i zapoznają się z ich zawartością jest znacznie większe, niż w sytuacji gdy maile te otrzymują z “zewnątrz”¹.

Do dziś nie ma żadnych źródeł jak skutecznie prowadzić kampanie typu viral emailing. Specyfiką problemu jest to, że instytucje które raz wypracują skuteczną metodę muszą w kolejnych próbach korzystać z innych i nie zawsze te “kolejne” okazują się równie efektywne.

“Jednorazowość” metod wirusowego e-mailingu jest związana z tym, iż inne instytucje szybko wykorzystują metodę, która w przypadku innej instytucji okazała się skuteczna. Powoduje to powszednienie danych sytuacji “wirusowych” i w konsekwencji spadek ich skuteczności². Przykładem takiej jednorazowej kampanii jest słynna akcja portalu www.hotmail.com , który pod koniec lat 90-tych zaoferował swoim użytkownikom darmowe konta email. Wirusowość tej metody polegała na tym, że w każdym mailu wysyłanym za pośrednictwem systemu Hotmail znajdowała się krótka informacja o ofercie portalu. W ten sposób ogromna ilość użytkowników sieci w krótkim czasie została “zarażona” informacją o portalu. W krótkim czasie inne portale zaczęły stosować tą samą technikę i w konsekwencji użytkownicy przestali zwracać uwagę na dodatkowe informacje zamieszczone w mailach.

Istotą wirusowego mailingu w ePR jest nakłonienie odbiorcy danej wiadomości do dobrowolnego przesłania jej (funkcja forward) innemu użytkownikowi lub użytkownikom.

Zjawiskiem w wielu przypadkach bardzo pożądanym jest też nakłonienie odbiorcy do opublikowania treści danego maila na którymś forum lub w ramach listy dyskusyjnej.

Pozostaje tylko pytanie jak to zrobić? Niestety próżno szukać w materiałach i opracowaniach jakiś jednoznacznych “przepisów” i sposobów. Panuje ogólne przekonanie, że bez uciekania się do “podstępów” budowę mailowej społeczności wirusowej można oprzeć jedynie na odpowiednim formułowaniu listów sprawianiu, że są one na tyle interesujące lub zaskakujące, że jeden użytkownik będzie skłonny przesłać go innemu. Taki mail może zawierać np: jakiś ciekawy artykuł itp. Niektórzy nadawcy maili licząc na stworzenie sytuacji wirusowej zawierają w treści maila “przycisk” umożliwiający automatyczne przesłanie maila znajomemu.

6.2 Zawartość wiadomości email.

Forma e-maili na przestrzeni ostatnich lat uległa pewnemu sprecyzowaniu. W chwili obecnej przykładowy e-mail posiada kilka części składowych:

- Pole „Nadawca”. W górnym oknie wiadomości znajduje się informacja o nadawcy. Przy konfigurowaniu poczty internetowej użytkownik może wpisać dowolne dane, które potem są wyświetlane w wiadomościach jako “nadawca”. Może to być przykładowo : “Jan Kowalski” lub “dział sprzedaży wydawnictwa Hellion”. Rzadko zdarza się, że przedstawiciele jakiejś organizacji nie konfigurują żadnego opisu “nadawcy”, w takich przypadkach w polu “nadawca” widnieje jedynie adres emailowy nadawcy.

- Pole „Temat”. Kolejnym powszechnym elementem emaila jest jego temat. Dobrze sformułowany temat może stanowić podstawę sukcesu masowego emailingu. Od tego, jaki temat ma wiadomość często zależy to czy odbiorca zdecyduje się ją otworzyć i zapoznać z jej zawartością.

- Załączniki. Załączniki wiadomości to dodatkowe pliki, dokumenty, które wędrują razem z wiadomością. Załącznikami mogą być pliki graficzne, pliki tekstowe, pliki audio/wideo, wykresy, arkusze itp. Ze względu na to, iż większość wirusów internetowych rozpowszechnia się poprzez emailing załączonych plików wykonywalnych aktywujących wirusy zaleca się nie dołączanie załączników do emaili w przypadku kampanii masowego emailingu.

- Treść. Treść emaili najczęściej ogranicza się do kilku zdań, których tematyka jest uzależniona od charakteru korespondencji. Emailing na przestrzeni ostatnich kilku lat wypracował sobie kilka swoistych form zwracania się do adresata. Zwyczajowo używa się sformułowania “pozdrawiam” oraz np: “czekam na re” (czyli “oczekuję odpowiedzi”).

Bardzo ciekawą nową formą tekstowego wyrażania emocji w emailach są emotikony :

oto kilka najpopularniejszych :

:-) - uśmiech.

:-( - odczucie negatywne, smutek.

:-/ - zmieszanie.

:-| - złość.

:-0 – zdziwienie.

Technologia e-mail daje użytkownikom wybór formatu technicznego wiadomości. Wiadomości można wysyłać jako tekst lub stronę sformatowaną przy pomocy znaczników HTML. Tą drugą metodę wykorzystuje się głównie przy dystrybucji newsletterów i ezinów, nie jest ona zalecana w przypadku “zwykłych” maili ze względu na ryzyko, iż aplikacja pocztowa adresata może nie obsługiwać poprawnie formatu HTML

Rys.5) Okno nowej wiadomości e-mail z programu Outlook Express.

6.3. E-mailing jako narzędzie działań e-PR w procesie komunikacji wewnętrznej.

E-mail jest jednym z najważniejszych narzędzi wewnętrznego e-PR. Zapewnia członkom organizacji szybką i bardzo efektywną platformę wewnętrznej komunikacji. Dzięki

e-mailowi dystrybucja informacji, wymiana poglądów czy merytoryczna współpraca pomiędzy np: działami firmy, pracującymi w różnych oddziałach członkami grup roboczych czy przełożonymi i podwładnymi stała się prostsza a przez to umożliwiła przykładowo- włączenie w proces komunikacji wewnętrznej znacznie większej liczby podmiotów. Ze względu na fakt, iż menadżerowie są z reguły niechętni bezpośrednim kontaktom ze swoimi pracownikami, email można traktować jako skuteczną, szybką i bardziej szczerą reakcję zwrotną w zestawieniu do innych form wewnętrznej komunikacji.

W opracowaniu “e-PR: The Essential Guide to Online Business Communication” Matt Heigh podaje pięć najważniejszych powodów efektywności e-maila jako narzędzia komunikacji wewnętrznej:

- Koszt. W przypadku, gdy organizacja ponosi koszt stałego korzystania z internetu (łącza stałe-synchroniczne lub asynchroniczne), wysyłanie i odbieranie wiadomości email nie jest związane z dodatkowymi kosztami. W dużych organizacjach szczególnie tych, których oddziały rozsiane są np: w wielu miastach lub krajach efektywność finansowa tej formy komunikacji jest bez porównania większa niż np: telefonów czy faksów. Zresztą, gdy mowa o instytucjach mniejszych, też trudno zaprzeczyć, że mamy tu do czynienia z dużą oszczędnością.

- Wygoda i oszczędność czasu. Każdy członek organizacji może zostać poinformowany przy pomocy emaila jednocześnie. Stosuje się w takich przypadkach metodę one-to-many i tak zamiast organizować czasochłonne zebrania, konferencje, czy też powtarzać informację wielu członkom, wykonując wiele telefonów, można problem rozwiązać w ciągu zaledwie kilku sekund, wysyłając jedną wiadomość wielu odbiorcom.

- Odpowiedź. Email daje możliwość bardziej introwertycznym członkom organizacji odpowiedzieć lub ustosunkować się do danego zagadnienia bez konieczności przeprowadzania rozmowy face to face lub telefonicznej. W efekcie można założyć że w wyniku stosowania emaili zwiększa się poziom szczerości w stosunkach między członkami organizacji.

- Dostęp. W przypadku omawiania “dostępu” emailingu podstawowym zagadnieniem jest oczywiście brak ograniczeń czasowych w odebraniu wiadomości. Jeśli danego pracownika np: nie ma w tym momencie w biurze to, gdy wróci i sprawdzi skrzynkę - email jego wiadomość wciąż tam będzie. Druga istotna kwestia, to oczywiście dostęp do wiadomości email za pośrednictwem urządzeń mobilnych, takich jak laptopy, palmtopy, czy telefony komórkowe. W organizacjach, w których mamy do czynienia z tzw. “pracownikami terenowymi”, e-mail może być niezastąpionym narzędziem całodobowej komunikacji.

1 Grzegorz Mazurek - "Marketing wirusowy w służbie ePR", http://www.e-marketing.pl/artyk/artyk56.php

2 Justyna Adamczyk - "Marketing wirusowy", http://www.e-marketing.pl/artyk/artyk73.php.

If you're looking for high-quality herbs and spices, you won't want to miss our online store based in the UK www.herbcoast.co.uk